Tekninen dokumentti vai rakenteinen dokumentti – tiedätkö eron?
Johdanto: termejä, jotka menevät helposti sekaisin
Tekninen dokumentti, rakenteinen dokumentti, yksilähteistäminen, modulaarisuus, tekninen kirjoittaja… Teknisen viestinnän kentässä vilisee käsitteitä, jotka ovat osin päällekkäisiä, osin toisiaan täydentäviä – ja usein myös väärin ymmärrettyjä. Tässä artikkelissa selvitämme, mitä ne tarkoittavat, miten ne eroavat toisistaan, ja miksi niiden ymmärtäminen on tärkeää erityisesti niille, jotka työskentelevät sisällöntuotannon, dokumentoinnin tai tietohallinnon parissa.
Mikä on tekninen dokumentti?
Tekninen dokumentti on dokumentti, jonka tarkoitus on välittää teknistä tietoa mahdollisimman selkeästi, jäsennellysti ja käyttöä tukevasti. Se voi olla esimerkiksi:
- Käyttö- tai asennusohje
- API-dokumentaatio
- Tuotetiedot tai huolto-ohjeet
Tekninen dokumentti voi olla muodoltaan mitä tahansa – PDF, Word-tiedosto tai verkkosivu – kunhan sen sisältö täyttää tehtävänsä: ohjeistaa, selventää tai dokumentoida teknistä asiaa. Tärkeää on se, mitä kerrotaan, ei välttämättä se, miten se on rakennettu.
Entä rakenteinen dokumentti?
Rakenteinen dokumentti on dokumentti, jossa sisältö noudattaa ennalta määriteltyä rakennetta. Siinä tieto on eroteltu sisältöelementteihin – kuten otsikkoihin, ohjevaiheisiin, huomautuksiin ja varoituksiin – käyttämällä esimerkiksi XML-, DITA- tai muun merkkikielen rakenteita.
Rakenteisuus tuo mukanaan lukuisia etuja:
- Sisällön uudelleenkäyttö: sama moduuli voidaan käyttää useassa eri dokumentissa
- Johdonmukaisuus: rakenne ohjaa kirjoittamaan yhdenmukaisesti
- Automaatio: julkaisu useisiin formaatteihin onnistuu ilman manuaalista työtä
- Lokalisointi: käännöstyö nopeutuu, kun sisältö on loogisesti eritelty
Kaikki rakenteiset dokumentit voivat olla teknisiä, mutta kaikki tekniset dokumentit eivät ole rakenteisia.
Rakenteisen dokumentoinnin keskeiset käsitteet
Yksilähteistäminen tarkoittaa, että sama sisältö kirjoitetaan kerran ja käytetään monessa eri yhteydessä. Tämä vähentää päällekkäistä työtä ja helpottaa päivityksiä.
Modulaarinen dokumentointi jakaa sisällön pieniin, itsenäisiin osiin (moduuleihin), joita voidaan yhdistellä eri dokumenteiksi eri kohderyhmille.
Monikanavajulkaisu mahdollistaa sisällön julkaisemisen eri formaateissa – kuten verkkosivulla, PDF:nä tai mobiilissa – ilman erillistä taittoa tai kopiointia.
Tekninen kirjoittaja – sisällöntuotannon asiantuntija
Tekninen kirjoittaja on ammattilainen, joka vastaa teknisten dokumenttien tuottamisesta. Hänen työnsä ei ole vain kirjoittamista, vaan myös:
- Monimutkaisen tiedon jäsentämistä
- Kohderyhmän tarpeiden ymmärtämistä
- Sisällön saavutettavuuden ja käytettävyyden varmistamista
- Yhteistyötä asiantuntijoiden, kehittäjien ja kääntäjien kanssa
Tekninen kirjoittaja tuo tekniseen dokumentointiin lukijan näkökulman ja toimii siltana teknologian ja ihmisten välillä.
Lähteet:
